Comment recruter une secrétaire médicale ?

De nos jours, quelque soit votre spécialité, engager une secrétaire  médicale s’avère être essentiel pour les professionnels de santé dès l’ouverture d’un cabinet médical. Bras droit ou encore vitrine de votre cabinet, il/elle cumule les avantages pour le praticien. Première interlocutrice du patient lors de la prise de rendez-vous, il/elle doit avoir des facultés d’adaptation et d’organisation. 

Mieux encore, une secrétaire médicale performante dans son métier ne doit pas réagir aux attentes des praticiens mais les anticiper. 

Bref, une secrétaire est plus qu’une simple employée, c’est une réelle alliée de poids pour le cabinet.

Quels canaux utiliser ? 

Dans un premier temps, il vous faudra recenser les tâches et les responsabilités que vous souhaitez lui confier. Vous devez être transparent sur les missions principales et vos méthodes de travail.

Ensuite, le premier contact se fera par l’annonce que vous posterez. Elle doit être attractive, et recenser précisément les objectifs du poste confié. L’intéressée doit être renseignée sur certaines indications telles que le nombre d’années d’expériences requises, les compétences recherchées, être multilingue ou non, etc.

Demandez des références afin de décourager des candidates de frauder.

Les canaux de recherche peuvent être variés; sites d’emploi, réseaux sociaux (Linkedin ou Facebook) ou des plateformes spécialisées sur le monde de la santé. Ne vous limitez pas à un seul canal !

Les entretiens

L’entretien d’embauche est l’étape cruciale du recrutement d’une secrétaire médicale, lui seul permet aux deux parties de se jauger réellement, y compris en termes de tempérament.

Pour se faire au mieux : il vous faut premièrement sélectionner un profil pour l’entretien. 

Lors de la sélection des profils, choisissez la qualité plutôt que la quantité, deux ou trois candidatures sont largement suffisantes. Restez objectif ! Il vous faudra être attentif et rigoureux sur les détails : un CV négligé ou la lettre de motivation remplie de fautes d’orthographes sont incontestablement éliminatoires. Restez vigilant aussi aux “copiés / collés” des modèles standards trouvés sur Internet. Éliminez d’office les candidates qui n’ont fait que recopier ces modèles.

Une fois trouvée, notre conseil serait d’avoir une discussion téléphonique au préalable de l’entretien physique. Pour filtrer encore plus les candidates, l’entretien téléphonique vous fera gagner un temps précieux. Vous pourrez déjà poser la question des disponibilités et vérifier l’élocution de la personne, la maîtrise d’une langue étrangère, etc.

Concernant l’entretien, il est facile de vérifier les compétences techniques d’une candidate. En revanche, les qualités intrinsèques, liées à la personnalité du candidat ou de la candidate, sont plus délicates à discerner. La solution est donc d’utiliser des questions ouvertes, pour faire réfléchir et parler le plus possible votre interlocuteur.

Utilisez une grille d’évaluation pendant l’entretien physique et demandez plus de détails sur le parcours professionnel. Cela constitue une manière de tester les personnes les plus qualifiées et de vérifier leurs aptitudes relationnelles.

Tout comme pour le CV et la lettre de motivation, soyez également attentif aux détails : ponctualité, élégance, respect des bons usages (GSM éteint et rangé durant l’entretien, etc.).

L’équipe Doctoranytime