Télésecrétariat : Comment optimiser son cabinet à moindre coût ?
? Le télé-secrétariat médical est un service téléphonique pour les patients apparu dans les années 80. Il s’agit d’une forme de sous-traitance de tâches administratives, notamment la prise en charge d’appels téléphoniques.
Aujourd’hui, il existe une multitude de sociétés proposant ce type de prestation ; allant de la simple demande de rendez-vous à la gestion du calendrier et des emails. Les télé-secrétariats innovants travaillent directement depuis l’agenda doctoranytime.
Le télé-secrétariat comprend un groupe de secrétaires spécialisées dans le domaine médical. Ces secrétaires permettent une gestion à distance permanente et efficace des appels, et proposent une attention assidue aux patients lors de la prise de rendez-vous en ligne.
De ce fait, il s’avère important de bien distinguer deux groupes de médecins : les premiers disposant d’un secrétariat ; et les deuxièmes qui gèrent eux-mêmes leurs rendez-vous et appels entrants ?
☎️ Pour les médecins avec un secrétariat :
« Un télé-secrétariat dans ma pratique ? Encore un moyen pour remplacer ma secrétaire ! ».
Une phrase qui revient souvent auprès des professionnels de santé mais qui, en règle générale, est dénuée de sens.
Force est de constater l’importance et le travail formidable des secrétaires lors de la gestion du cabinet, qui ne cessent de travailler, parfois même jusqu’à épuisement.
Mais, pourquoi ne pas soulager cette dose insurmontable de travail, afin de permettre aux secrétaires de se consacrer à des tâches plus essentielles à leurs yeux : l’administratif et l’accueil des patients.
Un télé-secrétariat pourrait être une aide judicieuse si :
- Votre secrétaire est constamment interrompu par les appels ;
- Vous souhaitez une gestion optimale de votre/vos cabinets privés durant votre pratique hospitalière.
- Vous êtes en congé (ou votre secrétaire) et cherché une solution pour vos patients lors de votre absence ;
- Vous désirez rester en contact avec vos patients hors des heures d’ouverture/fermeture de votre cabinet, et lors des week-ends.
☎️ Pour les médecins sans secrétariat :
Si vous travaillez seul, l’utilisation d’un télésecrétariat médical soulagera votre charge de travail administratif (appels, gestion des emails ou du calendrier) afin de consacrer plus de temps aux soins :
- Ne plus être déranger pendant les consultations : 100% de gain de temps téléphonique et de qualité de consultation en mêlant télésecrétariat et prise de rendez-vous en ligne.
- Lorsque vous êtes en congés et désirez rester disponible pour vos patients lors de votre absence.
- Si vous souhaitez rester en contact avec vos patients hors des heures d’ouverture/fermeture de votre cabinet, et lors des week-ends.
- Vous ne disposez pas suffisamment de volume de travail pour engager une secrétaire et cela peut vous permettre de faire des économies.
- Pour proposer une réponse rapide et quantitative à vos patients.
? Quels sont les facteurs clés pour choisir un télésecrétariat médical efficace ?
⭐️ La personnalisation et le suivi :
Selon votre spécialisation, un choix devra être fait entre différents types de télésecrétariats, adaptés à votre pratique. Par exemple, pour un radiologue ou un anesthésiste, il faudra un télésecrétariat médical spécialisé.
D’autre part, un suivi personnalisé est mis en place, grâce à un groupe de secrétaires spécialisé, dont l’objectif est d’accompagner votre patientèle tout au long du processus de prise de rendez-vous.
Des consignes particulières peuvent également être attribuées aux secrétaires afin qu’ils/elles fournissent un service optimum (en fonction d’un type de consultation spécifique par exemple).
⭐️ La qualité, la rapidité et la langue d’accueil téléphonique :
La plupart des télésecrétariats médicaux proposent un accueil personnalisable. Cet accueil se fait de manière rapide (réponse en moins de 30 secondes), et efficace. La qualité de service perçue par l’interlocuteur est aussi un facteur clé puisqu’elle permettra d’obtenir un avis positif en fonction du patient.
À noter que la langue reste un critère majeur, qui dépendra surtout de votre localisation. En effet, tous les secrétariats ne sont pas multilingues pour vos patients, dont la langue principale peut être l’anglais, le français ou le néerlandais.
⭐️ La disponibilité :
En fonction de vos besoins, vous pourrez collaborer avec un télésecrétariat disponible pendant les horaires de bureau (5/7j – 9-18h) ou avec une permanence téléphonique 24/7. Certains services polyvalents proposent des horaires standards avec un robot vocal en dehors des horaires d’ouvertures.
⭐️ Les tarifs et la localisation de l’entreprise :
Le dernier facteur pouvant influer votre choix de télésecrétariat médical est le tarif. Du fait de ce marché ultra-compétitif, il existe une réelle variation des coûts entre les télésecrétariat, avec des prix qui peuvent aller de 0,9€ à 2€ par appel.
Ces tarifs vont varier en fonction de la localisation de l’entreprise et des appels. De nombreux « plateaux » situé à l’étranger proposent des tarifs attractifs.
Le volume d’appel entrant influe également sur la variation du coût. Si vous privilégiez un package réduit (environ 50 appels par mois), le prix par appel sera plus élevé que si vous évaluez votre nombre d’appels à 500/mois. De plus, grâce à doctoranytime, vous pouvez profiter de tarifs négociés et avantageux du fait de notre importante demande.
? Quel est l’intérêt de combiner la prise de rendez-vous en ligne et le télésecrétariat ?
Les modes de prise de rendez-vous sont en pleine mutation depuis l’arrivée d’internet, après les hôtels et les taxis, le secteur de la santé est au cœur de cette révolution technologique.
Cependant tous les patients ne sont pas concernés, les personnes âgées ayant des difficultés à utiliser les smartphones ou les ordinateurs contraignent les professionnels de santé à conserver une ligne téléphonique pour les demandes de rendez-vous.
Ainsi, combiner la prise de rendez-vous en ligne doctoranytime avec un télésecrétairat médical offre de nombreux avantages :
⭐️ Diminuer votre facture de moitié :
Grâce au nouveau mode de prise de rendez-vous favori des Belges, diminuez drastiquement le volume d’appels entrants vers le télésecrétariat, et donc, votre facture.
En effet, si vous avez l’habitude de recevoir 400 appels mensuels, et que vous redirigez votre patientèle vers votre prise de rendez-vous en ligne, vous pouvez espérer diminuer ce volume par deux au bout de trois mois. Ainsi, au lieu de souscrire à un forfait de 400 appels, diminuez celui-ci de moitié en apportant un service supplémentaire pour vos patients !
⭐️ Regrouper toutes vos infos sur un seul outil (agenda) :
Multiplier les outils, les facteurs et modes de prise de rendez-vous est un risque organisationnel pour votre pratique. Si vous utilisez doctoranytime, tout est réuni sur un même agenda avec des accès différents pour vous, votre secrétaire, et votre télésecrétariat. Cela permet un meilleur fonctionnement global.
⭐️ Filtrer les appels non nécessaires :
Les demandes spéciales, les cas d’urgences et les personnes âgées pourront toujours avoir un accès téléphonique si besoin, et les simples demandes de rendez-vous pourront se faire gratuitement en ligne. Selon les horaires de permanence, le télésecrétariat permet de garder un contact téléphonique pour les patients n’ayant pas la possibilité de prendre rendez-vous en ligne.
⭐️ Proposer un service plus complet et se débarrasser des appels entrants :
La formule prise de rendez-vous en ligne accompagnée d’un télésecrétariat médical est la solution idéale pour ne plus devoir répondre au téléphone ! Cette combinaison, en plus d’être un gain de temps et d’argent, favorise la satisfaction des patients.
Vous avez encore des doutes sur la prise de rendez-vous en ligne ? Consultez notre article : La prise de rendez-vous en ligne, 10 raisons de la proposer aux patients !
? Pourquoi faire confiance à doctoranytime pour choisir votre télésecrétariat médical ?
En tant que plateforme de gestion de rendez-vous pour professionnels de santé, nous collaborons avec plusieurs services de télésecrétariat dans l’optique d’assurer :
- Un service de qualité, en s’assurant du suivi de chaque partenaire type télésecrétariat.
- Une logistique simple et fluide, en collaborant directement avec la société et proposant des fonctionnalités dédiées pour faciliter la gestion et communication entre le praticien, le patient et l’opérateur du télésecrétariat.
- Un avantage tarifaire pour nos membres grâce à une négociation de prix groupé.
- Une digitalisation de la patientèle efficace grâce au service doctoranytime.
? Si vous souhaitez davantage de précisions sur les services de télésecrétariat, ou si vous souhaitez en mettre un en place, n’hésitez pas à nous contacter via cette page.
L’équipe doctoranytime.
