Démarrer son cabinet médical : Les 9 étapes incontournables

Que vous soyez généraliste ou spécialiste, fraîchement diplômé ou déjà expérimenté, l’idée d’avoir votre cabinet médical vous a sûrement déjà traversé l’esprit. Créer son propre cabinet privé signifie devenir chef d’entreprise. Cela entraîne une connaissance du management et de la gestion différente et qui n’est pas forcément enseignée au préalable dans les universités de médecine. Voici donc quelques conseils pour bien commencer…

 

 

1) Evaluez le meilleur lieu d’implantation du cabinet  

S’implanter dans une ville n’est pas chose facile, car en fonction de votre lieu d’implantation vous toucherez des zones de population plus ou moins importantes. C’est pour cela qu’il est important de bien identifier et qualifier les caractéristiques du lieu. Déterminez les quartiers qui sont en adéquation avec vos besoins. Prenez donc en compte:  

• Le nombre de praticiens qui exercent dans la même spécialité que vous
• La population locale, sa dispersion/localité des patients (où habitent vos patients)
• Le vieillissement de la population  
• Le rapport médecins disponibles vs patients en demande
• La situation économique et sociale
• Les normes sanitaires locales
• Le paysage médical de la ville : nombre d’hôpitaux, centres médicaux, etc.  

L’objectif étant de faire un point sur l’offre déjà proposée pour vous assurer que le marché soit suffisamment large afin de vous y introduire.

Pour vous dresser la situation, voici deux plans de répartition des cabinets médicaux.

 

Répartition des médecins généralistes :  

 

Répartition des spécialistes :

 

Pour consulter les statistiques annuelles des professionnels des soins de santé en Belgique (2017), rendez vous ici.

 

N’oubliez pas ; le Code de Déontologie médicale indique que

“l’équipement d’un cabinet et l’organisation de la pratique doivent permettre au médecin d’exercer sa profession à un niveau de haute qualité et d’assurer la continuité des soins. L’agencement d’un cabinet doit respecter la dignité et l’intimité du patient. De préférence, le médecin exercera sa pratique en un seul lieu. Si toutefois il disperse ou souhaite disperser ses activités en plus d’un cabinet, il doit en informer le conseil provincial, motiver la dispersion de ses activités et indiquer le lieu de son activité principale.”

 

2) Analysez vos coûts et budgétisez !

Lors de votre lancement en tant qu’indépendant, vous allez faire face à divers coûts de fonctionnement tels que :  

• Le matériel ainsi que les diverses installations
• Les salaires (dans le cas où vous avez à gérer une équipe/secrétaire au sein de votre cabinet)
• Le loyer du local  
• L’aménagement  
• La formation  
• Les assurances  
• Les frais de gestion de la patientèle
• Frais divers en fonctionnement  

Sachez que pendant l’année de démarrage de votre activité, les dépenses seront importantes. Il faudra, ainsi, faire des choix afin de les limiter ou du moins ne pas avoir de dépenses inutiles afin d’assurer la pérennité de votre cabinet.  

Dans cette logique, vous avez la possibilité d’opter soit pour l’installation individuelle soit pour l’installation en groupe. Découvrez à la suite, le statut qui conviendra au mieux à votre situation.

3) Le dilemme du statut juridique

Choisir la structure juridique la plus pertinente à vos projets est une étape primordiale et cruciale lorsque vous vous décidez à lancer votre activité professionnelle. Effectivement, deux possibilités s’offrent à vous pour pratiquer votre activité indépendante, ayant chacune des caractéristiques propres :

• l’entreprise individuelle (indépendant en personne physique)
• la société (personne morale).

Voici les principales caractéristiques d’une entreprise individuelle et d’une société au niveau de leur constitution et de leur fonctionnement :

Indépendant	Société
Ne nécessite pas la rédaction de statuts, ni de capital minimum de départ	Sa constitution peut réclamer l’intervention d’un notaire
Faibles coûts de constitution et de fonctionnement	Nécessite un capital minimum
Vous pouvez débuter rapidement votre activité	Nécessite un plan financier
Vous pouvez prendre les décisions qui s’imposent pour l’exercice de votre activité sans devoir consulter d’autres associés	Peut nécessiter la rédaction de statuts
La comptabilité à tenir est en règle générale simplifiée	Peut nécessiter un rapport de réviseur d’entreprises

 

Vous trouverez plus d’informations vous permettant de comparer ces deux options sur cette page.

 

Vous avez opté pour la création d’une société ? Afin de choisir la forme la plus adaptée à votre projet, rendez-vous ici.

 

4) Les démarches administratives : pensez-y à temps !

Vous vous lancez en tant que particulier ? Les démarches administratives étant assez conséquentes et pouvant prendre beaucoup temps, il est donc recommandé de ne pas tarder pour les introduire.

 

Voici les différentes étapes nécessaires à la création d’un entreprise en tant que professionnel de la santé :

1. Pour les médecins : Inscrivez-vous auprès du Conseil Provincial de l’Ordre des Médecins. Pour cela, munissez-vous de votre visa (qui vous est envoyé par envoi recommandé après délibération de votre diplôme) ainsi que d’un certificat de bonne vie et mœurs (disponible au bureau de police de votre commune).

2. Récupérez le formulaire de demande d’agrément puis envoyez votre dossier à la Fédération Wallonie-Bruxelles. Pour cela, vous devez :

• Etre titulaire d’un diplôme, certificat ou autre document émis par les autorités belges (ou déclaré équivalent par les autorités belges)
• Disposer d’un visa qui vous autorise à exercer la profession
• Etre inscrit à l’ordre de la profession
• Avoir effectué un stage approuvé et suivi par la Commission d’agrément de sa discipline
• Avoir suivi une formation théorique et pratique spécifique à votre spécialité, qui est approuvée et suivie par la Commission d’agrément de cette spécialité

3. Obtenez un numéro INAMI. Pour ce faire, adressez une demande écrite au Service d’agrément des professions de santé du SPF Santé Publique, accompagnée des documents suivants :

• (L’attestation d’inscription à l’Ordre)
• Les éléments de la convention entre vous et le maître de stage ou l’institution responsable relatifs à l’indemnité de stage et à la durée du stage
• L’attestation d’acceptation de votre faculté

4. Récupérez le formulaire de demande d’accréditation.
Attention, cette demande est à introduire dans les 3 mois qui suivent l’obtention de votre agrément.

5. Inscrivez-vous à la Banque Carrefour des Entreprises.
La Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) est une base de données unique qui reprend toutes les données d’identification de base des entreprises et de leurs unités d’établissement.
Depuis le 1er juillet 2009, les professions libérales sont obligées de s’y enregistrer. Lorsque vous y êtes inscrit, vous pourrez obtenir votre numéro BCE (numéro d’entreprise) au sein d’un guichet d’entreprise (Securex, Partena, UCM,…). Ce numéro permettra à votre entreprise d’être identifiée auprès des autorités.

6. Affiliez-vous à une Caisse d’assurances sociales.
En tant que travailleur indépendant, vous disposez d’un statut social propre et d’un régime de sécurité sociale spécifique. Dès lors, il est nécessaire de vous affilier à une caisse d’assurances sociales pour travailleurs indépendants et payer des cotisations sociales trimestrielles.

7. Inscrivez-vous à une mutuelle.
Afin de bénéficier des prestations de l’assurance maladie-invalidité en tant que travailleur indépendant, il est primordial de vous inscrire au sein d’une mutuelle.
Vous devrez alors pourvoir une attestation obtenue auprès de votre caisse d’assurances sociales qui valorise l’accomplissement des responsabilités en termes de cotisations sociales.

8. Souscrivez à une assurance.
Toute entreprise en activité peut être confrontée à des événements susceptibles de porter atteinte à ses résultats, voire à son existence. De ce fait, en tant qu’entrepreneur indépendant (entreprise individuelle ou société), il est important de vous assurer contre des imprévus tels qu’une maladie, un incendie, ou des accidents du travail. Addressez-vous à votre compagnie d’assurance ou à votre courtier pour bénéficier de renseignements supplémentaires.

 

Plus d’informations ?

Plusieurs sites sont mis à votre disposition par les services publics dans le but de vous aider à clarifier votre projet et pour vous éclairer sur les démarches administratives, les possibilités de financements, les risques éventuels…

Le portail fédéral belgium.be possède notamment une rubrique dédiée à la création d’entreprise.

Si vous désirez des informations supplémentaires et spécifiques aux régions, vous pouvez consulter les différents portails des institutions régionales :

• Région wallonne
• Région de Bruxelles-Capitale
• Région Flamande

 

Note importante pour les médecins généralistes : afin de vous aider dans votre profession, des aides financières (IMPULSEO et la prime de pratique intégrée) sont disponibles sous certaines conditions. 

 

5) Rencontrez vos confrères

Lorsque vous commencez, vous présenter auprès de vos confrères est un élément important. Cela permet d’étendre son réseau professionnel. De plus, selon le Docteur Van Vracem, médecin généraliste : “ par exemple, si certains de vos confrères autour de votre cabinet sont à l’aube de la retraite, cela leur permettra, éventuellement, de rediriger leur patientèle auprès de vous. Pour le patient cela limite au maximum la pénurie de médecins et pour le praticien cela permet de répondre le plus efficacement aux besoins des patients.”  

Outre ces aspects, commencer son activité d’indépendant après avoir été diplômé signifie affronter seul les premiers pas en tant que praticien. Dans ces moments-là, les conseils de praticiens expérimentés peuvent être utiles.

 

6) Communiquez efficacement  

Avoir un bon emplacement et avoir bien pensé à son financement sont un bon début mais cela ne pourra fonctionner si vous ne le faites pas savoir ! Pour démarrer, il vous faudra acquérir une patientèle qui prendra des consultations chez vous. Travailler votre communication et votre visibilité vous demandera un volume de travail conséquent et fastidieux, proportionnel au nombre de cabinets médicaux déjà présents dans la zone où vous vous implantez et relatif au type de population résidant dans la région.  

Pour appréhender cet aspect qu’est la visibilité, il faut bien comprendre le mode de comportement du patient actuel. De ce fait, mieux vous comprendrez la façon dont il va procéder pour trouver un professionnel de la santé, mieux vous pourrez adapter vos canaux de visibilité.  

Sachant que la majeure partie de leur temps est consacrée aux consultations, bon nombre de praticiens adoptent les services Doctoranytime.be afin de gérer leur communication et leur visibilité. Doctoranytime.be permet entre autre de simplifier la prise de rendez-vous en ligne tout en vous offrant un gain de temps de 30%.

 

Vous l’aurez compris, pour vous faire connaître il faudra multiplier les rencontres, redoubler de sociabilité et d’investissement. Dans cette situation, il sera plus efficace de solliciter des services qui gèreront ces aspects pour vous en plus de bénéficier d’un trafic déjà établi : doctoranytime.be.  

    

7) Optimisez votre temps de travail et celui de vos collaborateurs  

Outre l’aspect communication qui est essentiel pour développer votre patientèle et votre e-réputation, l’optimisation du temps est un élément à ne pas négliger. Effectivement, l’optimisation de votre temps de consultation est un aspect qui attira davantage votre attention dans le temps.

Vous avez la possibilité de recourir à plusieurs solutions complémentaires concernant le fonctionnement de votre cabinet : solliciter les services d’une secrétaire pour la gestion des rendez-vous et autres tâches administratives, utiliser un télésecrétariat, ou opter pour un service de prise de rendez-vous en ligne, comme la plateforme doctoranytime.be vous le propose.

Ces solutions ont des avantages et inconvénients. Cependant, gardez à l’esprit qu’en tant que professionnel de la santé, votre temps consacré à la gestion de votre cabinet sera très limité. Partant de ce fait, déléguer des tâches de gestion comme les interventions téléphoniques et le management de votre agenda, est une solution efficace à long terme.

 

8) Le management d’une équipe requiert savoir et compétences  

Au cours de votre carrière vous serez peut être amené à collaborer avec d’autres professionnels de la santé. Dans ce cas là, il est possible que vous vous retrouviez dans le rôle de manager.  Manager une équipe n’est pas une discipline enseignée dans les universités de médecine. Toutefois, c’est un domaine qui doit attirer votre attention afin de vous assurer les outils nécessaires à votre carrière. En effet, vous allez peut être amené à diriger des équipes, à travailler avec d’autres confrères ou autres professionnels de santé qui interviennent de près ou de loin au processus de soins (confrères, infirmiers, acteurs de la mutuelle, etc.).   

Il faut savoir que manager une équipe n’est pas une compétence innée et que le type de management à adopter dépendra de la situation dans laquelle vous vous retrouverez. Voici quelques conseils à appliquer :  

• Communiquez sur votre vision et vos objectifs: vous avez-vous-même une perception de vos objectifs, de la marche à suivre dans l’activité sur le court et long terme.  Pour donner un sens à l’action collective, vous devez transmettre votre vision pour qu’elle soit reçue, voire modifiée, comprise puis partagée.
• Au quotidien, votre activité vous imposera de revêtir le rôle de leader au sein de l’équipe. Pour cela, il vous faudra sans cesse, influencer, convaincre et persuader. Il s’agit bien de 3 qualités différentes.   
• Mobilisez et rassemblez. Vous devrez jongler entre vos deux postures, celui de médecin, et celui de manager en fonction des situations et des problématiques.  
• Savoir stimuler et faire émerger les talents afin de rendre l’action collective le plus efficace possible. Pour cela, apprenez à connaître votre équipe. Il est important d’accepter que chaque groupe a sa personnalité propre, et il est donc conseillé d’adopter un accompagnement adapté.

9) Soyez patient : la création d’un cabinet est long projet.

Comme nous avons pu le voir au travers de cette article, ouvrir son propre cabinet médical est un projet conséquent qui nécessite d’être bien préparé. Il est donc nécessaire de bien prendre le temps d’analyser son environnement avant de se lancer.

Découvrez ici un autre article intéressant concernant la création d’un cabinet médical, article rédigé par le site www.l-expert-comptable.com

Rédigé par l’équipe Doctoranytime. Demandez dès maintenant une démo de doctoranytime ici